Глава 3. Создание простой СПК – начальные шаги

По большому счету, вы не можете себе позволить не заниматься любимым делом.

Элейн Сент-Джеймс

Обозначим в общих чертах нашу СПК – систему планирования и контроля. Она состоит из трех основных подсистем 1-го уровня:

• управляющего временем (это мы сами);
• средства управления (наши планы);
• объекта управления (наше личное время).

Благоприятная ситуация для начала управления личным временем: кроме нас самих, нам никто не нужен.

3.1. Первый шаг – Предварительное планирование

Всё – бесконечная и неуловимая абстракция. Целое – реальность. Сэмюэл Колридж

Предварительное планирование – это принятие решения об основных видах деятельности, основных целях на данный период времени. Можем ли добиться лучшего, вот в чем вопрос. Приступим к планированию, составив Первоначальный список наших задач. Поставим на первый план свои желания и только на второй – внешнюю необходимость.

Расставим задачи по степени важности в порядке убывания этой степени, как мы оцениваем ее сами. Будем считать порядковый номер задачи числовым выражением ее приоритета. Слово приоритет обычно трактуется как первенство в каком-либо открытии, изобретении, либо преобладающее значение чего-то одного по сравнению с рядом других. Здесь под приоритетом мы можем понимать степень важности той или иной задачи в сравнении с другими задачами. Так, в списке таблицы 3.1 приоритет Научно-технической работы П нтр = 1, а домашней работы П дом = 10.

Табл. 3.1. Первый шаг планирования направлений занятий

Жизнь была бы прекрасна и удивительна, если бы мы могли всегда уделять наибольшее время наиболее приоритетным занятиям. Но – мы живём не в свободном пространстве под названием Хочу, есть ещё много Надо. И чаще всего Надо требует больше нашего времени, чем Хочу. Пусть весьма приблизительно, но по опыту мы знаем, на что у нас тратится больше времени, на что – меньше. Теперь попробуем составить компромиссный список наших дел, давая по-прежнему преимущество Хочу, но уступая по справедливости Надо.

Расположим те же задачи в порядке убывания выделенного на них времени. Получаем вариант, учитывающий наше внутреннее соглашение с Надо. Место задачи в порядке убывания выделенного времени назовем весомостью.

В таблице 3.2 ранг (место в ряду) весомости совпадает с рангом приоритета только по некоторым позициям, хотя мы на этапе Предварительного Планирования старались пропустить вперед наши приоритетные дела, дать им побольше времени.

Если у ваших дел ранги приоритетов и весомостей совпадают, значит Вы нашли философский камень, раскрыли формулу счастья.

Несовпадение приоритета и весомости наших дел – обычное дело. Наша задача – свести это несовпадение к минимуму. А это значит: любимым делам – больше времени! Как говорит Элейн Сент-Джеймс, если мы осознали, что жизнь сложна, мы должны поставить перед собой задачу найти удачный компромисс между возможностями и желаниями, чтобы заниматься тем, что действительно имеет для нас значение. Нам не удастся жить в согласии с самим собой, если не найдем время делать то, что нам нравится.

Подумаем, что в нашей жизни можно исключить, чтобы появилось свободное время. Без свободного времени нельзя упорядочить жизнь. К сожалению, многие не представляют себе, что им нужно в первую очередь. Они тратят свое свободное время на дела, которыми предпочли бы не заниматься вообще [ 8 ].

Согласно табл. 3.2, мы положили на месячные затраты времени 320 часов. Тогда средние затраты в неделю составят 80 час, а в день – около 11 часов. Вскоре мы вынуждены будем убедиться, что первоначальное количество намеченных целей нужно сократить. Начинаешь понимать, что даже упорный труд и уменьшение времени на сон (большая ошибка!) не дают желаемых результатов. Как это ни печально, приходится некоторые занятия – любимые!– сокращать во имя успешного продвижения по приоритетному направлению.

На этом этапе мы наметили затраты времени, не зная, имеется ли у нас требуемая сумма в наличии. Выделенное время на каждое направление пока не согласуется с общим балансом времени, который предстоит определить.

3.2. Второй шаг: Недельное расписание

Обычно наши дни недели не совсем похожи друг на друга, понедельник отличается от воскресенья не только по названию. Будние дни тоже имеют свое расписание: скажем, по понедельникам с утра планирование, в среду совещание с участием постоянных клиентов, по вечерам во вторник и четверг у нас спортивные тренировки и т.д..

Зачем нужно недельное планирование?

Ведь мы намечаем задачи почти на каждый день, кроме того, имеется раскладка времени по различным направлениям на месяц. Однако мы живем еще и недельными повторяющимися циклами. Составив недельное расписание, мы хорошо упорядочим свою жизнь. Исчезнут сомнения, чем заниматься, когда в срочных делах наметилась передышка. По сравнению с ежедневным и месячным расписаниями, Недельный распорядок – самый необязательный, но он позволяет улучшить равномерность наших дел и уменьшает время на ежедневное планирование.

Начнем недельное планирование, как укладку кирпичной стены, – блоками времени. Длина стены – семь секций или шесть, если воскресенье принципиально посвящаем свободному от всяких планов отдыху. Высота будет равна рабочему времени, выраженному в единичных блоках – получасах или часах. Более мелкое деление, в четверть часа, – не целесообразно, так как от обилия маленьких клеточек рябит в глазах.

В Таблице 3.3 выстроена половина нашей стены, до обеда, остальное строительство идёт аналогично вплоть ежедневного отбоя на ночь.

Какие проблемы могут возникнуть при составлении недельного расписания?

1. Например, некоторые занятия бывают по четным неделям, другие – по нечетным. Но не стоит из-за этого составлять два расписания. Достаточно соответствующие клетки разделить пополам, как это сделано в табл. 3.3 для дообеденного времени в пятницу, чтобы отметить чередование задач.
2. Конфликт дневного и недельного плана: например, срочные дела "ломают" ровную стену недельного расписания или мы не успели вовремя уложиться с выполнением какого-либо дела, но не желаем прерывать его.
3. Конфликт месячного и недельного плана: появилась большая задача, и направление, под флагом которого она выступает, съедает время у других направлений.

В случаях 2 и 3 преимущество в конфликте отдается дневному и месячному планам по отношению к недельному. Дело в том, что дневные и месячные планы относятся к конкретным задачам, малым для одного дня и большим для месяца. Недельное расписание – просто регулярные ориентиры.

Возможно, мы захотим внести в Недельное расписание и пассивные блоки: отдых, приемы пищи, транспорт и прочее. Это наверно потребуется, если в разные дни пассивные блоки времени невозможно разместить в одно и то же место нашей “стены”.

Не забудем про текущие дела и мелочи жизни, которыми, как арлекинами в цирке, “заполняют перерыв”. Появились резервы времени, – порадуемся этому. Подумаем, для чего их использовать: отдых, ничегонеделание или добавка к активному времени.

Другой случай похуже: мы увидим, что все дела, которыми хотели бы заниматься, не умещаются в рамках недельной стены. Можно, конечно, увеличить ее высоту за счет уменьшения сна и другого отдыха. Не будем делать этого! Мы не вечный двигатель, лучше доберемся до наших целей чуть позднее, чем упадем от усталости в нескольких шагах от нее. Подумаем, на какие занятия нужно сократить время.

Основной принцип строительства “стены” – недельного расписания – работа крупными блоками, а не мелкими кирпичиками. Экономия времени несомненная. Мы знаем по опыту, любое новое дело требует подготовительного периода для вхождения в него.

Недельный план (расписание, распорядок) даст ориентировочное представление, чем и сколько времени мы можем заниматься для достижения наших целей,– в этом его главное значение.

Когда мы сами возьмемся за составление своего недельного расписания, сразу станет видно, сколько у нас рабочих зон для различных занятий и сколько "мертвых зон" – переходных периодов. Производя соответствующие перестановки, мы можем значительно сократить мертвые зоны, – и эффективность работы поднимется! Чем стабильнее наша недельная “стена”, тем уютнее мы чувствуем себя во времени. Недельные планы – статические планы, которые желательно изменять не так часто.. Ведь именно в малой изменчивости их основное преимущество.

Конечно, мы не собираемся подобно хозяйке пансиона мисс Рони из книги Федина “Города и годы” устанавливать распорядок жизни раз и навсегда. Но все же их статичность – хорошая опора для динамического движения к нашим целям. Чтобы прыгнуть дальше, отталкиваются от прочной опоры. Пусть это будет летний недельный распорядок. И зимний распорядок.

3.3. Третий шаг: как составить распорядок дня?

Я устаю только тогда, когда делаю то, что мне не нравится. Джейн Остен

Зачем нужен дневной план? Как-никак наши дела за один день мы можем вполне держать вот здесь, в голове. До склероза далеко, не так ли? Но, во-первых, мы живём не одним днём. Открыв свою записную книжку на нужной странице, мы увидим запись, которую внесли две недели тому назад, чтобы не засорять память, и, естественно, забыли. Оказывается, сегодня мы должны встретиться с А и позвонить Б. Тогда было рано, сегодня – в самый раз.

Во-вторых, дела, записанные и привязанные к определенному времени, будут с большей вероятностью завершены, чем не записанные. У вас может быть обычная записная книжка или программа Outlook в компьютере, не имеет значения., пойдем дальше.

Начав работать по писаному, мы в дальнейшем оценим это постоянство, как хорошую привычку. Это наша добровольная, свободная обязанность, от которой мы с удовольствием порой отступаем и с удовольствием возвращаемся. День – наш основной жизненный цикл. Чем бы он ни был наполнен, в нем постоянно присутствует пассивное время (ПВ), свободное от продвижения к нашим целям: сон, прием пищи, утренний и вечерний туалет, поездки на работу и обратно. Представим это пассивное время в виде остановок на пути нашего поезда к конечной цели – завершению очередного дня. Расписание этих остановок показано в табл. 3.4.

Табл. 3.4. Пассивное время рабочего дня

Подведя итог, Вы наверно удивитесь, сколь много часов занимает это ужасное ПВ. Оно подобно наполнителю – каше, прилагаемой к бифштексу. Не расстраивайтесь: у вас осталось еще 9 часов для ваших любимых занятий и работы. Энтузиасты легко найдут в расписании ПВ скрытые “внутренние резервы”. Так, скажут они, берем один час от сна, час от дороги туда и обратно (употребив это время на чтение специальной литературы в общественном транспорте), полчаса за счет послеобеденной прогулки, не смотрим телевизор – еще час, в результате “наполнитель” сократился до 11,5 часов.

Таблица 3.5. Расписание активного времени рабочего дня

Возможно, они правы, но как долго можно продержаться в режиме Наполеона? По сведениям, в перерывах между сражениями Наполеон-чиновник имел несколько рабочих столов и, когда уставал заниматься одним делом, переходил к новому – на другом столе. Интересно, какой у него был показатель ПВ?

Согласно табл. 3.5, наше активное время составило 9 часов, но если фактически “чистое” деловое время будет около 8 часов, это хороший результат.

Наконец, зная наш резерв времени для активных занятий, мы можем заполнить таблицу 3.5 их конкретным содержанием. Ведь ежедневно мы ставим перед собой конкретные задачи, а не безличное “выполнение основного проекта”.

Теперь, возможно, стало понятно, почему второй и третий шаг можно поменять местами: их придется в любом случае пройти дважды. Недельное расписание корректируем по данным дневного распорядка и наоборот. Практически составление дневного расписания идёт по правилу: ОДИН ПИШЕМ – ДВА В УМЕ:

1 – пишем в записной книжке-ежедневнике, если она у нас есть, задачи сегодняшнего дня;

2 – эти кратковременные задачи соотносим в уме: а) с недельным распорядком (повторяющиеся дела); б) с большими задачами месячного плана.

3.4. Четвертый шаг (НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ!) – хронометраж.

Кто как работает, тот так и спит Ницше

Рискую подвергнуться острой и принципиальной критике специалистов тайм-менеджмента. Тех, кто считает хронометраж основой основ личного управления времени. Собственно, почему этот шаг не обязательный?

По той же причине, что не обязательно изобретать велосипед. Я не говорю не надо, никто не может запретить изобретать, но коль скоро велосипед уже есть…

Короче говоря, если вы совсем не вели записей о затратах своего времени, это не беда. Можете принять на веру (рамочные условия(: получите 8-10 часов активного времени в день, 50-60 – в неделю, 200-240 – в месяц. Эти данные удивительно схожи у тайм-менеджеров всех континентов и островов. Впрочем, Вы сами можете проверить это опытным путем, ведя упомянутый выше хронометраж ( дела – время( ежедневно в течение недели.

Так сколько у нас в сутках занятого, активного времени, т.е. времени, исключающего пассивное время – сон, поездку на работу, всевозможные ожидания и ничегонеделание? Теоретически мы уже определили на предыдущих шагах. Проведем практическую ревизию. Несколько дней подряд я записывал с точностью до получаса, сколько у меня уходит времени и на что.

Хронометраж будет выглядеть примерно так, как показано в табл. 3.6. Хочу подчеркнуть, что записываем только активное время. Пассивное время в расчет не идет. Это очень важно! Иначе мы будем стоять на месте, а наши записи покажут неизбывную активность. Мы просто не найдем наши внутренние резервы времени.

Результаты меня озадачили. Оказалось, при очень напряженных занятиях получалось не более 10 часов в сутки, обычно же выходило 6-8 часов активного времени. Художник Юрий Бижганов сказал мне, что в периоды “творческого запоя” он мог работать по 14 часов в сутки. У меня уже были данные моего хронометража, и я естественно не согласился с этим рекордом. Но неистовый художник добавил: "Я ел всухомятку, никуда не ходил и не брился".

Таблица 3.6. Хронометраж занятий

Лично для меня такой норматив был не под силу, и я решил ограничиться восемью часами, чтобы иметь запас свободного времени. При этом не обязательно придерживаться строгой системы сделал – тут же – записал. Достаточно в конце дня, перед сном или на следующее утро вспомнить дела текущего дня и время, потраченное на них. Заодно тренируем память. Где это нам понадобится? При ведении месячного плана, хита нашей СПК.

Посмотрим, как это делается. Сегодня я встал в 8 часов утра, сейчас 20, т.е. прошло 12 часов. По опыту знаю, что 8 часов активного времени я набираю обычно к 21-22 часам. Проверим:

Из активного времени вычитаем: завтрак, обед, кофе, ужин – 2,5 часа;

Телевизор – 1 час;

Дорога в ремонтную мастерскую туда и обратно, время в мастерской – 1,5 часа (точнее 2, но полчаса были активными, я работал с записной книжкой).

Итого остается 7 часов активного времени, так и запишем. Не будем пока спорить, хронометраж это или нет, дойдем до месячного плана, там все станет ясно.

Так или иначе, мы определим, что наши запасы времени на месяц составляют около 200 часов активного времени в месяц, что соответствует 8 часам в день на 25 плановых дней. Большинство специалистов считают, что 7-8 часов активного времени в день получаются при сравнительно напряженном ритме.

Почему именно 25 дней? Смешно сказать, но если 200 часов в месяц разделить на 25 дней, получится ровно 8 часов активного времени в день, за что и боролись наши прогрессивные предки. Назовем их активными днями. Иметь одинаковое число дней в месяц очень удобно. Для этого, во-первых, считаем субботу и воскресенье за один день. В остатке получается еще 2-3 дня, а в феврале не хватает. Вот эти-то остатки особенно сладки. Но молчу-молчу до темы "Месячный план активности". В результате изменения общего баланса времени с первоначальных 320 час (табл. 3.2) до реальных 200 час могут смениться и приоритеты.

Новые, Уточненные приоритеты – это некоторый компромисс между желаемым и возможным. Если на какое-то дело вы тратите больше всего времени, приучите себя считать его самым приоритетным, самым любимым, найдите в нем изюминки, сделайтесь профессионалом этого дела.… Не получается? – Может быть, сменить работу?

3.5. Пятый шаг. Проверка возможности выполнения

Если человек знает меру, он знает всё. Томас Карлейль

Итак, поверив на слово или проверив хронометражем, будем считать, что затраты времени по всем направлениям деятельности (в сумме) около 200 час в месяц реальны. Но затраты времени – далеко не все. Остается вопрос, действительно ли нам удастся по основным направлениям выполнять то, что мы хотели, за месячный отрезок времени? Естественно, наилучшая проверка достигается практикой. Попробуем составить для себя и затем выполнить месячный план деятельности.

Для начала поставим себе такую общую цель: месячный план должен включать все виды нашей обычной деятельности.

Отпуск относится к исключительной деятельности, о нем разговор особый и в другом месте (Гл.6, Планирование во время отпуска). Простой месячный план показан в табл. 3.7.

Табл. 3.7. Пятый шаг: Простой месячный план

Итак, в нашем месячном плане мы должны отразить:

• Задачи, являющиеся частью нашей работы по достижению основных жизненных целей;
• Выполнение наших постоянных обязанностей, в том числе рутинная работа;
• Поддержание себя в хорошей интеллектуальной и физической форме;
• Удовлетворение культурных запросов;
• Общение с родными и близкими людьми.

В первый столбец данного плана включим список тех дел (Задач), которые мы собираемся выполнить за месяц. Задачи группируем по Направлениям деятельности, определенным ранее и пронумерованным римскими цифрами.

В столбце 2 записываем предполагаемое время на выполнение этих задач (Время по плану Тп). Третий столбец (Календарные дни) разделен на более мелкие части соответственно числу дней в месяце. В центре таблицы этот столбец имеет разрыв для экономии места. В четвертый столбец (Затраты Времени Т) заносится итоговое за месяц время, затраченное по каждой задаче, направлению и всему объему месячного плана.

Для удобства каждая задача пишется в отдельной строке, и отметки о затраченном времени на нее вносятся ежедневно, например, "нарастающим итогом".

Табл. 3.8. Анализ первого опыта выполнения месячного плана

Большая часть простого месячного плана для простоты вырезана по горизонтали и вертикали, места выреза отмечены многоточиями. Месяц прошел, пора оценить его результаты. Скорее всего, мы отметим для некоторых задач несовпадение приоритета и весомости, как это показано в таблице 3.8. Скорее всего, указанное несовпадение как отличие желаемого и достигнутого мы ощущали и раньше, но сравнение на количественном уровне повысит готовность к. более осознанному планированию, ибо теперь:

• учтен реальный запас активного времени – 200 часов в месяц, 8 часов в день;
• определились места приоритетов;
• намечено желание сблизить приоритеты и весомости;
• кое-какие направления не без сожаления вообще будут исключены в дальнейшем.

3.6. Гастрономический подход

Разнообразие – мать наслаждения. Бенджамин Дизраэли

Допустим, мы определили, что наша норма – это 8 часов чистого рабочего времени, которое мы можем уделить своим занятиям. Рано утром, когда впереди у нас 16 часов бодрствования, эта норма не кажется столь уж не выполнимой. Но вспомним вчерашний день: мы откладывали начало очень трудного дела вплоть до вечера, потом был телесериал. И в конце концов мы легли спать неудовлетворенными, оттого, что так мало сделано, но с намерением изменить свой распорядок завтра.

Намерение твердое? В таком случае начнем. Делая ежедневные отметки в своем месячном плане, рано или поздно придем к ощущению, что наш день, хотя и немного, но что-то прибавил в жизни.

Дела, которые мы выполняем, в зависимости от нашего к ним отношения, мы привыкли делить на важные и не важные. Корифеи-специалисты по планированию придерживаются такого же мнения. В свое время и я полагал такое деление само собой разумеющимся. Закончить сегодня работу к сроку важнее, чем поиграть с приятелем в шахматы или ввернуть ту же лампочку.

Но посмотрим на дела наши с другой стороны, например, с гастрономической. Что важнее, овощи, молоко, мясо, или пиво? Одни предпочитают то, другие это, третьи любят разнообразную еду, полагая, возможно ошибочно, что спорт отрегулирует все как надо. Я – третий, полагаю: если что-то делаю, это нужно прежде всего для меня. Подобный настрой не дает место досаде оттого, что жизнь проходит мимо, пока я пишу этот дурацкий отчет или мою посуду. Исчезают сами собой дела, которые не нравятся, но делать нужно. Для меня это было удивительное открытие:

* Все выполняемые дела необходимо включать в план.

* Все, включенное в план, становится необходимым.

* Все необходимое становится, если и не любимым, то хотя бы сносным.

Выводы главы 3

3.1. Можно предложить следующую последовательность предварительного планирования:

• составить список стоящих перед нами задач;
• выделить несколько основных приоритетов;
• определить ориентировочно время, которое мы хотели бы выделить на каждую задачу.
• подумать, что можно исключить, для появления свободного времени.

3.2. Приоритет задачи показывает ее ценность, место в сравнении с другими задачами.

3.3. Место задачи в сравнении с другими задачами по затратам времени назовем весомостью.

3.4. Основная цель управления временем и обеспечения комфортной жизни состоит в максимальном сближении весомости и приоритета задачи: любимым делам – наибольшее время!

ЛИТЕРАТУРА

8. Сент-Джеймс Элен. Живите легко и просто! – СПб: Питер Пресс, 1997. – 192 с.